【仕事のマニュアル作成は小学生ベース】作成するたった1つのコツ

仕事の悩み【部下対応編】

・マニュアル作成を依頼されたが作成方法がわからない
・作成ポイントがわからない
・作成自体が苦手

会社が大きくなればなるほど業務マニュアルは必要になります。
例えば会社に2名しかいない場合はマンツーマンで説明して覚えてもらえばなんとかなりますが、部署に10名、会社に100名など大所帯になると説明しても理解度の確認ができず何名か違った解釈をすることがあります。
これは説明に問題があるというよりもマニュアルがないことに問題があります。
マニュアルが無いと言った言わないの話になったりお客様とのトラブルにも発展してしまい良いことは何一つありません。
また、我流で作成しても全員に伝わらない可能性があります。
マニュアルを見ている人からマニュアルの中身について質問がある時点でそれはマニュアルではありません。
知っている前提で書かない事です。
と言っても知っている人が作成するため、どうしても知っている前提になってしまうことがあります。
そんなマニュアルを作成すると「うちのマニュアルはいつも解りにくい」と、部下からの信頼を失う可能性もあるでしょう。

この記事はマニュアルの作成方法について解説しています。
この記事を読むことで誰からも喜ばれるマニュアルを作成することができるようになります。

結論、マニュアルは小学生が理解できるように作成する。
ただこれだけなのです。

仕事のマニュアルは小学生に理解してもらうことを前提に作成すること

仕事に慣れてくるとマニュアルを作成する場面が増えるように思います。
もちろん企業にもよりますが、あなたの周りでもマニュアルを作成している方がいるかもしれませんし、この記事を見ているあなたはマニュアル作成で若干なりとも悩んでいるからこの記事を見ていることでしょう。
マニュアルはあなたの頭の中にある業務を目で見てわかるように落とすことです。
一見簡単そうに思えるのですが、私がこれまでマニュアル作成を担当してきて思うことは「マニュアルのマニュアルが欲しくなる」
どういうことかと言うと、作成されたマニュアルを見ても理解できないことがあるのです。
その仕事の経験者である私でも理解できないのですから新人社員やスタッフに理解できるはずがありませんよね。

小学生に向けて作成しなければならない理由はこれ!

マニュアルはどう作成すれば良いのか?
それは「小学生に向けて作成する」ことなのです。

小学生に向けて作成する理由
①誰がそのマニュアルを見るかわからないから
②個人の知識や経験によってとらえ方が変わるから
③マニュアルだけで説明を完結したいから

①誰がそのマニュアルを見るかわからないから

マニュアルを見ながら仕事をする人の年齢はバラバラです。
仮にアルバイトに向けてのマニュアルなら尚更で、高校卒業してすぐの人やご高齢の方もいるかもしれません。
それならばどこかに基準を合わせる必要があります。
東大生クラスの人にしかわからないような言語を並べるのが良いか、小学生が理解できる言語を並べるのが良いか。
年齢がバラバラであることを加味すると後者の小学生が理解できる言語を並べることです。
専門用語が多い会社もあるので一概には言えないかもしれませんが、作成の流れについては間違いなく小学生が理解できる内容にすべきです。

②個人の知識や経験によってとらえ方が変わるから

個人の知識や経験によってとらえ方が変わります。
自信が当たり前のように理解しっていることでも第三者は理解できないものです。
それは知識や経験が違うからです。
特に仕事自体「できる」人であれば「なんでこんなのマニュアルが必要なの?」と思う事でしょう。
そのような人が作成するマニュアルは想像が付きません。
全くの未経験者に向けて作成しましょう。
分かりやすいのが新スタッフ勤務一日目に向けてのマニュアル作成です。
パソコンを立ち上げるところから必要かどうかはその職場の状況にもよりますが、私の勤めている会社はパソコンが立ち上がっており、今からその業務を行うというところから作成します。

③マニュアルだけで説明を完結したいから

マニュアルのマニュアルが必要なレベルはマニュアルとは言いません。
そのレベルだと教えるために時間が取られてしまいます。
マニュアルの意味がありません。
つまりはそこに人件費がかかってしまうのです。
このようなマニュアルを作成した本人があなたなら「マニュアル見て分かれよ」と思うことでしょう。
だったら初めから誰でも理解できるマニュアルを作成しましょう。

マニュアル作成のスペシャリストになろう!

マニュアル作成ができるようになることでのデメリットはありません。
強いて言うならマニュアル担当に任命され、仕事が増えること。
しかし、これはあなたにしか任せられないから頼まれるのです。
逆にあなたが居なくなれば困るでしょう。
信頼されている証拠です。
頭を真っ白にして小学生がわかるマニュアル作成を目指してください。

誰にマニュアル作成をお願いするかについては 【誰に仕事をお願いすべきか】相手の得意不得意見極め2つのコツ をご覧ください。

作成をお願いする時の伝え方については【部下への指示が伝わらない】話の進め方のコツを5つだけ解説 をご覧ください。

マニュアル作成例で解説します

良い例と悪い例で解説していきます。

悪い例

いかがですか?パワーポイントを触ったことがある経験者ならなんとなく画面と照らし合わせながら出来そうですね。
しかし、画面と照らし合わせなっがら頭で考えて進めないとできない人もいいるでしょう。
そこで利用者はこう思います。

利用者
利用者

もっと解りやすく作れないものかねぇ

これではわからん

利用者
利用者

仕事中ごめん、〇〇さん、ワードアートの出し方教えてもらえないかなぁ?

マニュアルがあるにも関わらず結局は他の詳しい方に聞きに行ってしまいました。

聞きに行くことのデメリット
・解らないというストレスが溜まる
・教えてほしいと声をかけられた方の仕事が止まる
・そもそもマニュアルの意味なし

ではどう作成すれば良いでしょうか?

良い例

いかがでしょうか?
頭で考えなくても読んだまま操作すれば解りますね。
慣れている方は画像だけ見れば解るでしょう。
このように頭を真っ白にして誰が見ても解るマニュアルが良いですね。
場合によってはもっと簡潔に一ページに収める形でも良いと思いますが、今回は小学生などパワーポイント初心者に向けてのマニュアルですのでより細かく記載しました。
今でも稀にマニュアルを作成することがありますが、上の画像のように質問が出ないくらい簡単に作成しています。


ただ、慣れている方だけが活用する予定のマニュアルについてはその方々の目線で考えれば良いと思います。

※慣れている方へのマニュアル作成ポイント※
慣れている方の中でも「ここは解らない可能性があるかなぁ」と感じる部分は掘り下げて解説する

作成ポイントを解説

極力文章は使わない

絶対ではないと思いますが極力文章は避け、箇条書きで完結に書きましょう。

です。ます。不要

「クリックします」の「します」は不要です。
限られた枠の中で文字を入力するためできるだけ文字は少なくしましょう。

画像必須

文章など文字で分かる方もいれば画像で理解する方もいます。
どちらでも対応できるように文字と画像で解説しましょう。
本でも2ページ中1ページは文章、2ページ目は画像で簡単に解説している書き方を見たことないですか?

とにかく誰が見ても理解できることが大切

何度も言いますが、小学生や知識経験が全くない方に対して作成するということを常に頭に置いてください。
1ページづつ思い出しながら作成することです。
そして作成できたらしっかりと褒めてあげてください。
今以上にモチベージョンは向上します。
どれくらい褒めるかは【部下は褒め倒せ!】9割褒めて1割お願いくらいが調度良い!? をご覧ください。
合わせて【部下は褒めて成長させよ!】一番大事な「具体的」を解説 もご覧ください。

マニュアル作成のまとめ

マニュアルは「解らない」ことが前提で作成しますよね。
だから、とことん解らない方を想像して作成することが大事なのです。
簡単そうで以外になかなかできないものなのです。
もちろん細かくわかりやすく解説するとその分ページが増えてしまうデメリットはあります。
マニュアルの厚みを見た瞬間テンションが下がるかもしれません。
しかし、実際に使ってもらうとその良さは必ず伝わります。
これがアルバイト主体で運営する店舗であれば尚更です。

マニュアル作成は初心者の気持ちになり、初心者の気持ちを想像しながら作成する能力が必要になります。
あなたがマニュアル作成に適任かどうかを判断できるツールでリクナビNEXTのグッドポイント診断があります。
私の結果も載せていますので参考にしてみてください。
結論、私は診断の結果から適任であることを再認識しました。

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小学生が理解できるマニュアル作成ができるようになると、様々な考え方に対して対応できるスキルも身に付くのではないでしょうか。
だって、様々な考え方を持つ方に対して考えてあげられる能力なのですから。

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