・休み関係なく会社から連絡がくる
・休みなのに心が休まらない
・連絡がこない方法知りたい
会社の組織形態にもよりますが、例えばあなたが店舗の責任者で部下は全員アルバイト、もしくはあなた以外に社員が1名と他の人は全員アルバイトといったようにアルバイト主体での会社や店舗で勤務している人には特に多い悩みです。
改善しないとあなたは休みの日でも電話がなる不安や電話にビクビクして休みどころではなく、心がやすまりません。
私は店舗責任者以上の役職になり10年近くが経過しました。
そのうちの8年位、つまり最近までは休み関係なく連絡がくることもありました。
今では休みの日に携帯を持ち歩く必要がなくなりゆっくり休みを満喫できています。
それは店舗責任者という役職以上に役職につきマネジメント業務を行っているから当然と言えば当然です。
各店舗部署には私ではなく店舗責任者が在中していますからね。
この8年のうちに2年は休みの日に電話が鳴らなかった事がなかったように記憶しています。
しかし、それは店舗を4店舗の責任者をしていたので流石に当然の結果かなとも思います。
そんな中でも私と同じ役職で数店舗の店舗責任者を務めている社員よりは圧倒的に電話の回数は少なかったのです。
この記事はあなたの休みの日に電話が極力鳴らないようにするために行う準備について解説しています。
電話回数0というのはなかな難しいかもしれませんが、読むことで回数を減らすコツや必要な準備がわかります。
回数が減るだけでもプライベートは今より充実しますよね。
あなたの店舗担当数が一店舗であれば0回も叶うでしょう。
私が経験している会社はアルバイトスタッフ主体の店舗を構えているためこれに特化して書いていきます。
オフィス街のビルに努めている社員メインの会社の方でももしかすると当てはまり、活かせる内容もあるかもしれません。
目次から興味があるところだけ読んでいただけると幸いです。
仕事が休みの日に会社から連絡がこないための【準備一覧】
まずは電話がかかってくる理由を考えてみてください。
わざわざ休みの日にでも連絡が来るのですから基本は急いでいる内容なのだと思います。
しかし中には「それ今回答する必要ある？」「明日でも良くない？」と思う内容も多々あります。
まずはどんな要件で誰から連絡が来るのかなど洗い出してみましょう。
１、一人で勤務中の新人君から「昨日、店舗にピアスを忘れた方が取りに来たのですが見当たりません」
２、一人で勤務中の新人さんから「顧客名簿の見方がわかりません」
３、勤務して半年で一通り業務をこなせるスタッフから「最近システム変わって操作方法がわかりません」
４、「お客様の声アンケートに対する返答のアドバイスをください」
５、ベテランスタッフから「お客様が店舗の設備について問い合わせが来ていて私ではわかりません」
一人で勤務中の新人君から「昨日、店舗にピアスを忘れた方が取りに来たのですが見当たりません」
改めて連絡をくれている方が取りに来られたとなれば新人君は大慌てです。
連絡無しで来られた可能性も考えて解説します。
事前連絡していた場合の対応（準備）
お客様が店舗に忘れていることを確認した上で来られているにも関わらず何処にあるかわからないという最悪のケースです。
これでは確実にお客様はお怒りになり、あなたに電話がかかってくるでしょう。
新人君もかわいそうです。
ここでの問題は、「引継ぎがされていないこと」です。
仮に引継ぎノートなどに記載されているとすればノートを確認する仕事の流れを理解していないことが問題です。
引継ぎがされていない場合
お客様から連絡を受けていた方に事実確認と今後漏れないようにお願いしましょう。
引継ぎがなかったことにより新人君が困ったこととお客様に迷惑をかけたことを伝えましょう。
次回から気を付けるでしょう。
引継ぎノートに記載があるが確認できていなかった場合
出勤してすぐに引継ぎノートを見たか確認します。
漏れているなら漏れる事で自身も困ることを今回のことで理解してもらい、改めて出勤ルールに組み込みます。
そして次回あなたが出勤の時にはノートを確認したかを確認して、確認していたら必ず褒めてください。
褒める理由については【部下は褒め倒せ！】9割褒めて1割お願いくらいが調度良い!?で解説しています。
事前連絡無しの場合の対応（準備）
忘れ物自体存在しない、つまりはお客様の勘違いの可能性も十分に考えられます。
間違いなく店舗に忘れたかをそれとなく確認してみてください。
決してお客様を疑うような聞き方をしてはいけません。
ピアスを忘れたのですがないですか？
ピアスですね。
そのピアスの特徴はお分かりでしょうか？
赤くて丸いピアスです。
赤くて丸いピアスですね。
確認してまいります。
少々お待ちいただけますでしょうか？
わかりました。
大変お待たせいたしました。
当店ではお預かりしていないようなのですが、いつまでは付けていたなどお分かりでしょうか？
いやぁ覚えてないんですよねぇ。。。
あ、そういえばこの棚に鞄と一緒に置いていたかもしれません。
お客様が来られた日に私も勤務しておりましたがその時も確かありませんでした。
鞄の奥の方にはありませんでしたか？
鞄の奥の方ねぇ。。。
あ！ありました！
いやぁすいませんねぇ。
ご迷惑かけました。
ありがとう。
この例は私が経験した流れです。
結構あるあるの例なのです。
この流れだとお客様を疑っているようには思われませんね。
一緒に探しているという姿勢が功を奏しました。
私も見つかった時はお客様と一緒に喜びましたし、内心はかなりホッとしました。
一人で勤務中の新人さんから「顧客名簿の見方がわかりません」
研修をしていない状態で一人で勤務させているという問題もありますが、そうせざるを得ない場合もあるかもしれません。
これはまだ別の問題としてここでは触れません。
問題は「マニュアルがない事」です。
名簿の見方だけであればマニュアルがあれば解決します。
業務マニュアルを店舗に置いておきましょう。
マニュアルの作成方法については【仕事のマニュアル作成は小学生ベース】作成するたった1つのコツ で解説します。
勤務して半年で一通り業務をこなせるスタッフから「最近システム変わって操作方法がわかりません」
勤務半年のスタッフが解らないのは問題です。
問題はスタッフではなく店舗側にあります。
システム変更にはマニュアルがセットになっていなければなりません。
仮に会社全体でシステム変更があったにも関らずマニュアルが存在しないのであれば作成する必要があります。
私からすると会社がマニュアルを準備していないこと自体に問題があると断言できます。
それを言っても何も始らないので作成しておきましょう。
と言ってもマニュアルは誰でも作れる代物ではないと考えています。
私はマニュアル作成担当を務めていたこともあり、作成方法を調べてきました。
そして何度も他の人が作成したマニュアルを確認してきました。
正直わかりにくいマニュアルばかりでした。
上で述べた通り、マニュアルの作成方法については仕事のマニュアル作成は小学生ベース】作成するたった1つのコツで解説します
「お客様の声アンケートに対する返答のアドバイスをください」
これも何度も経験しました。
本来これは店舗責任者クラスの方が考えて返答する必要があります。
何故なら返答の仕方が非常に難しいからです。
お客様の声アンケートの返答の仕方についても別の記事で解説します。
それでも誰かにお願いするのであれば返答マニュアルが必要ですし、今すぐ必要かどうかです。
大半は明日でも良いでしょう。
出勤してから一緒に考えることで相手の成長に繋がります。
そもそもあなたが教えられるレベルかどうかという問題もあります。
お客様アンケートの返答は本当に時間をかけて作成してきました。
商業施設などショッピングセンターでも掲示されていますが的外れな回答が多いように思います。
お客様アンケートの返答は誰にでも任せられるものではありません。
誰にこの仕事をお願いするかについては【誰に仕事をお願いすべきか】相手の得意不得意見極め2つのコツをご覧ください。
ベテランスタッフから「お客様が店舗の設備について問い合わせが来ていて私ではわかりません」
緊急性が高い内容であればその場で回答が必要なこともありますが、大半は明日出勤してからでも構わない内容です。
日を改めて連絡する方が良い案件もありますからね。
お客様の熱度によります。
良く考えてみてください。
クレームも含め、問い合わせがあった場合でオペレーターなど担当者が解決できない問題はその場ですぐ上司に対応をチェンジしますか？
その上司がすでに退勤していたり、お休みの場合は「明日出社後にご連絡させていただきます」など今すぐは解決出来ないことを伝えてきませんか？
対応マニュアルを作成して、電話対応スキルを上げる必要があります。
問い合わせのたびにあなたに連絡が入ってきたらたまりませよね。
マニュアルの作成方法については仕事のマニュアル作成は小学生ベース】作成するたった1つのコツで解説します
準備まとめ
大変の連絡は周知不足っやマニュアル不足が原因です。
特にはマニュアルがあるだけで劇的に連絡の回数は減ります。
実際に私もマニュアル作成担当でしたが、10㎝厚のファイル2冊分のマニュアルを作成して店舗に保管していました。
パソコンに保存しておくのでも良いのですが、現場としては紙で出力しておくと便利に活用できるケースもあります。
有意義な休日を過ごしたいなら小学生も理解できるマニュアルを店舗においておき、わからない業務がないレベルにしておきましょう。
公休を守るためなら作成しますよね？
この記事があなたの人生にとって役に立ち、一つでも悩みを解決することが出来れば幸いです。
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